Heden en Verleden

- Snelle groei

- Beleid en Organisatie

Snelle groei

Dierenartsen zonder Grenzen is een relatief kleine en jonge organisatie die een zeer snelle groei heeft doorgemaakt. Het jaarlijks werkingsbudget evolueerde van 30 miljoen Bef in 1997, naar 62 miljoen Bef in 1999 terwijl het budget voor 2004 geschat wordt op ongeveer 4,5 miljoen Euro. Vanwege deze snelle groei besloot DZG in 2003 een "consolidatiejaar" in te voeren om aan de zwakke punten in de organisatie te werken alvorens nog meer projecten op te nemen in ons programma.

Evaluatie van het personeelsbeleid

Zoals in vele jonge NGO’s was de organisatie binnen DZG-B tot en met het jaar 2000 voornamelijk afgestemd op (en werd ze bepaald door) projecten in het Zuiden. Dit leidde tot de uitbouw van veldkantoren, terwijl de hoofdzetel met minimale bezetting werd geacht om ondersteuning te geven. Al snel bleek dat het gevaar bestond dat het toenemend aantal projecten gekoppeld aan een zuinig personeelsbeleid het organisatievermogen van het team te boven zou gaan. Daarom besloot DZG enkele aanpassingen door te voeren om zo kwalitatief hoogstaand werk te blijven leveren. Zonder het aantal projecten meteen te verminderen, besloot de organisatie te investeren in een sterkere structuur en een betere organisatie, en ook om voor sommige taken met partnerorganisaties of externen samen te werken.

Globaal strategisch plan

Om oplossingen te vinden voor de minder vlot lopende werking binnen het hoofdkwartier van DZG in Brussel werd het hoofdkantoor in 2000 doorgelicht. Tijdens deze evaluatieoefening kwam het belang van een wel omschreven en algemeen aanvaard strategisch plan een eerste keer duidelijk naar voren. Het team van DZG was immers ondertussen sterk gegroeid en het werd belangrijk dat ook de nieuwe medewerkers de kans kregen deel te nemen aan het strategisch denkproces binnen de organisatie. Dit zou voornamelijk de coherentie en rechtstreeks betrokkenheid binnen het team van DZG, met de partners, alsook onder de leden versterken. Dat zou dan weer zijn weerslag hebben op de motivatie van mensen en de kwaliteit van de projecten. De uitbouw van een globaal strategisch plan kreeg zo prioriteit en werd op een participatieve manier met alle actoren, zowel in het Noorden als het Zuiden ingezet.

Ook in het regionale kantoor in Nairobi werd een soortgelijke audit uitgevoerd. Deze indentificeerde een zwakke organisatiestructuur en onvoldoende ondersteuning van het personeel vanuit het hoofdbureau. Ook werd duidelijk dat de hoeveelheid projectactiviteiten te snel aangroeide om ze in de toekomst in te vullen met het huidig personeelsbestand. De doorlichting in Nairobi heeft ook tot enkele duidelijke aanbevelingen geleid op het gebied van opleiding van het personeel en van aanpassingen aan het organogram van het regionaal bureau. De uitvoering van deze aanbevelingen werd toevertrouwd aan een onafhankelijk expert.

Beleid en organisatie

Executive Commitee

DZG heeft in 2002 duidelijk geinvesteerd in organisatieontwikkeling, door haar beleidsteam in Brussel en in Nairobi te versterken en de beheersmodaliteiten te optimaliseren. Ondermeer door de oprichting van een ’executive committee’ (ExCo). De ExCo komt 4 maal per jaar bijeen en biedt naast de strategische planning ook ruimte tot overleg over zaken met betrekking tot het algemene beheer. Het doel hiervan was om meer pro-actief te kunnen werken en de stromingen in ontwikkelingssamenwerking op de voet te kunnen volgen.

De raad van beheer

De raad van beheer blijft evenwel het belangrijkste beslissingsorgaan maar kan als dusdanig op de Exco terugvallen om gedetailleerde informatie op te vragen. De raad van beheer bestaat momenteel uit 9 leden waarvan 7 dierenartsen. Alle leden van de raad van beheer werken op vrijwillige basis. Op de hoofdzetel in Brussel werken momenteel 7 mensen (4 Nederlandstalige en 3 Franstalige - zie ook organogram in annex). In juni jongstleden is de recrutering van een halftijdse post voor communicatie en ontwikkelingseducatie afgerond.

Office manual

De snelle groei van DZG heeft ook duidelijk de nood aan richtlijnen en vaste procedures onderstreept. DZG heeft aldus een ’office manual’ uitgewerkt voor het regionale kantoor in Nairobi en dit document heeft als basis gediend voor de landen kantoren in West Afrika en voor de lokale partners.